Download

handboek CRM selectie

Handboek CRM Selectie

Dit handboek beschrijft stapsgewijs het ideale selectieproces en biedt handige tips & tricks voor het kiezen van het beste CRM-systeem voor jouw organisatie. 

Welke stappen moet je nemen om er zeker van te zijn dat je kiest voor het beste CRM-systeem dat past bij de wensen en eisen van jouw organisatie?

Dit handboek:

  • beschrijft stapsgewijs hoe het ideale CRM-selectieproces verloopt;
  • geeft tips over het opstellen van een CRM longlist;
  • biedt per stap handige tips & tricks;
  • helpt jou kiezen voor de beste CRM-oplossing. 

Lees er alles over op deze handige pagina en gebruik de inhoudsopgave om snel naar een onderwerp te springen. Je kunt het handboek CRM selectie ook downloaden in PDF-formaat zodat je het eenvoudig kunt gebruiken als naslagwerk.

Vul dan het formulier in en dan sturen we het direct per e-mail naar je toe.

 

Systony is geautoriseerd implementatiepartner van de vier beste
CRM-oplossingen op de markt. Voor iedere behoefte een geschikte oplossing:

crm_logo_1_1

Gebruiksvriendelijk en intuïtief CRM voor middelgrote organisaties.

crm_logo_2_2

Gratis, overzichtelijk en innovatief CRM voor ieder type organisatie.

crm_logo_3_3

Schaalbaar & flexibel CRM. Voor middelgrote tot grote organisaties.

crm_logo_4_4

Krachtig CRM met focus op effectief projectmanagement, sales en facturatie.

Voorwoord

Een goede relatie met klanten is belangrijk voor de groei van jouw organisatie. Maar hoe houd je de klant tevreden en hoe houd je zicht op de wensen en behoeften van je relaties? Zeker op het moment dat het aantal relaties toeneemt en de bedrijfsprocessen complexer worden, kan het lastig zijn de klant en andere relaties centraal te houden. Passende CRM-software helpt de bedrijfsprocessen te optimaliseren en grip te houden op zowel potentiële als bestaande klanten.

Het gebruik van CRM-software kan een organisatie veel voordelen opleveren. Het geeft bijvoorbeeld meer inzicht in de (potentiële) klant en het zorgt ervoor dat werknemers hun werk efficiënter kunnen doen. Maar de beste CRM-software leidt niet automatisch tot succes. Iedere organisatie is anders en kent haar eigen wensen en behoeften ten aanzien van een mogelijk CRM-systeem. Daarnaast vergt de software-implementatie en het bereiken van een gezonde gebruikersacceptatie een stuk verandermanagement. Daarom is het belangrijk om aan de hand van een gedegen aanvalsplan een weloverwogen keuze te maken voor de beste CRM-software en -leverancier voor jouw organisatie.

Het proces om tot de beste oplossing te komen is vaak een intensief en tijdrovend traject, waarbij meer komt kijken dan dat je in eerste instantie denkt. Om daarbij te helpen hebben wij dit handboek ontwikkeld.

Stapsgewijs wordt elk onderdeel van een CRM-keuzetraject behandeld, zo weet je hoe een ideaal traject eruit ziet en ben je goed voorbereid als je CRM-software gaat selecteren en met leveranciers om de tafel gaat. Dit leidt automatisch tot een meer weloverwogen keuze. De kans dat een CRM-implementatie succesvol verloopt wordt zo vele malen groter.

Stappenplan het beste CRM systeem kiezen

Het verschil tussen CRM en CRM-software

Vaak worden CRM en CRM-software als synoniem gebruikt, maar deze begrippen zijn niet persé hetzelfde. Wat is CRM? CRM is een bedrijfsstrategie om alle relaties en contacten van je organisatie te beheren om zo meer omzet te genereren, de kosten te verlagen en klantrelaties te verbeteren.

Wat is CRM-software? CRM-software is het systeem dat de CRM-strategie ondersteunt.

CRM is een strategie waarbij je de klant en haar specifieke behoeften centraal stelt. Het geeft je diepgaand inzicht in je relaties omdat alle informatie van verschillende afdelingen binnen de organisatie bijeen wordt gebracht. Dit geeft je een compleet en up-to-date beeld van ieder contact. Hierdoor wordt de relatie met de klant sterker en is het makkelijker om weloverwogen beslissingen te nemen. Een verkoper kan bijvoorbeeld door middel van CRM precies zien waar de behoeften van bestaande klanten liggen, waardoor upsell-kansen beter inzichtelijk zijn. Hij kan daarmee precies de service bieden die de klant verwacht.

Het beste CRM-systeem voor jouw organisatie geeft je de mogelijkheid om je hele klantenbestand centraal op te slaan en te gebruiken. Deze software geeft je alle tools die ervoor zorgen dat elke afdeling binnen jouw organisatie volledig inzicht heeft in de klant en deze optimaal kan benaderen. CRM-software heeft tools voor onder andere relatiebeheer, verkoop, marketing, klantenservice en business intelligence.

De juiste CRM-strategie kan jouw sales laten exploderen. In deze video ontdek je hoe je een goede strategie opzet.

Waarom is CRM belangrijk voor jouw organisatie?

Koopgedrag is veranderd en klanten zijn veeleisender dan ooit tevoren. Waar leads en klanten vroeger afhankelijk waren van de informatie die verkopers en accountmanagers hen gaven, zijn ze nu in staat om online vrijwel alle informatie zelf te verzamelen en te vergelijken. Hiermee hebben ze veel meer macht gekregen, waardoor klanttrouw na de koop geen vast gegeven meer is. (Potentiële) klanten willen als individu benaderd worden, waarbij de service die je verleent speciaal op hen afgestemd is. Om dit voor elkaar te krijgen is verregaand inzicht nodig in de wensen en het gedrag van het individu. Dit is precies wat het beste CRM-systeem voor jouw organisatie doet.

Voorbeeld:

Als klanten jouw klantenservice bellen dan verwachten ze dat je weet wie zij zijn. Als je ze niet optimaal kan helpen omdat je belangrijke informatie mist, dan krijgt de klant waarschijnlijk het idee dat je onvoldoende geïnteresseerd bent. Iets wat de klantrelatie niet ten goede komt en de meest genoemde reden is dat klanten weggaan bij een bedrijf. Het beste CRM-systeem zorgt ervoor dat je alle informatie en contactmomenten op kan slaan en voor alle benodigde personen inzichtelijk maakt, zodat je klanten altijd optimaal kunt helpen.

Naast servicemedewerkers hebben ook verkopers en accountmanagers veel baat bij een goed CRM-systeem. Potentiële klanten gaan sneller in zee met partijen die ze in het aankoopproces hebben geholpen. CRM geeft inzicht in de behoeften en wensen van de (potentiële) klant waardoor verkopers gericht te werk kunnen gaan.

Niet alleen medewerkers op kantoor kunnen profiteren van de kracht van een CRM-systeem, ook de buitendienst heeft er veel profijt van. Microsoft Dynamics 365 heeft bijvoorbeeld een speciale module voor de buitendienst. Medewerkers krijgen hierin toegang tot alle informatie die zij nodig hebben en kunnen eenvoudig communiceren met klanten en collega’s.

CRM handboek - kies het beste CRM systeem. Systony biedt alles voor jouw CRM-keuzetraject

Ga terug naar boven

De voordelen van een CRM-systeem

Een CRM-systeem biedt vele voordelen.

Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?

Overal en altijd toegang tot benodigde gegevens

Belangrijke relatiegegevens zijn tegenwoordig niet alleen maar op kantoor beschikbaar. Met een CRM-systeem hebben medewerkers via hun mobiele apparaten altijd en overal toegang tot de gegevens die zij op dat moment nodig hebben. Verkopers, accountmanagers en medewerkers
van de buitendienst die vaak onderweg zijn hebben altijd toegang tot real time gegevens over van de (potentiële) klant.

Keuzes maken wordt makkelijker

CRM-software geeft verregaand inzicht in de bedrijfsprestaties en –activiteiten en het is mogelijk om gedetailleerde rapportages te genereren die de verkoop voorspellen. Dit maakt het voor het management eenvoudiger om weloverwogen keuzes te maken.

Meer klantentrouw

Door het gebruik van CRM-software heb je toegang tot informatie die nodig is om een persoonlijke relatie op te bouwen met de klant. Met deze informatie kun je klantprocessen beter beheersen en zo klanttevredenheid verhogen.

Verbetering van de klantenservice

CRM-software stelt klantenservicemedewerkers in staat om eenvoudig problemen van klanten vast te leggen en op te lossen. Daarnaast is het mogelijk om met meerdere medewerkers aan hetzelfde probleem te werken. Bijvoorbeeld als een medewerker ziek is, kan een collega eenvoudig zijn of haar taken overnemen.

Uitgebreide tools voor verkopers

Met CRM-software zijn verkopers in staat op de verkoopcyclus te verkorten en meer succes te boeken. CRM-software geeft uitgebreid inzicht in prospects en klanten en maakt het mogelijk om verkoop- en opvolgprocessen te automatiseren.

Versterken van marketingstrategieën

Marketeers kunnen met CRM-software segmenten instellen op basis van verkoophistorie, koopgedrag en vele andere kenmerken. Hierdoor is het mogelijk om zeer gericht campagne te voeren, waardoor zij meer en betere leads kunnen genereren.

Verhogen van de productiviteit

Doordat alle gegevens centraal staan opgeslagen en voor iedereen beschikbaar zijn, hebben medewerkers snel en eenvoudig toegang tot de benodigde gegevens. Hierdoor werken zij efficiënter en effectiever, waardoor de productiviteit hoger wordt.

Wij hebben de volgende video gemaakt over de voordelen van CRM, die je helpen met de selectie van een geschikt CRM-systeem: 

 

Ga terug naar boven

Stappenplan: kies het beste CRM-systeem

Het kiezen van de het beste CRM-systeem is een opgave die tijd kost. Het is belangrijk om de tijd te nemen om het juiste systeem voor jouw organisatie te kiezen. Om je te helpen bij deze opgave, heeft Systony een stappenplan ontwikkeld.

Het kiezen van het juiste CRM-systeem is geen eenvoudig proces. Er zijn veel zaken waarmee rekening gehouden moet worden zoals doelstellingen, functionaliteit, implementatiemogelijkheden, integratie met andere systemen, personen die van het systeem gebruik gaan maken, etc. Daarnaast bieden veel leveranciers hun eigen oplossing(en). Neem de tijd voor CRM-oriëntatie en stel zorgvuldig jouw CRM longlist op. Een CRM-implementatie is een grote investering en als je niet de juiste oplossing voor jouw organisatie kiest, dan is er een kans dat je veel geld uitgeeft aan een systeem dat niet optimaal gebruikt gaat worden. Daarom hebben we een stappenplan ontwikkeld die je helpt bij de keuze voor de juiste CRM-software.

Crm kiezen met het CRM handboek

Stap 1: Wat wil je bereiken met CRM-software?

Het kiezen van de beste CRM software vloeit altijd voort uit bepaalde wensen, behoeften of problemen die jouw organisatie heeft. Het is belangrijk dat je dit inzichtelijk maakt en vertaalt naar heldere doelstellingen om de beste CRM-software voor jouw organisatie te vinden.

Een aantal voorbeelden van problemen of behoeften die een organisatie kan hebben:

  • De verkoopdoelstellingen worden niet gehaald;
  • Er is weinig inzicht in de wensen van potentiële klanten;
  • Problemen van bestaande klanten worden niet (snel genoeg) opgelost.

Om alle pijnpunten en behoeften boven water te krijgen is het belangrijk om elk bedrijfsproces afzonderlijk te bekijken. Betrek hier de mensen bij die een belangrijke rol spelen bij deze processen. Op deze manier krijg je inzicht in wat er verbeterd kan worden en hoe CRM-software daarbij kan helpen.

Richtlijnen voor het in kaart brengen van de pijnpunten en behoeften:

  • Beschrijf het bedrijfsproces (onder andere verkoop, marketing, klantenservice). Hoe ziet het proces eruit en uit welke stappen bestaat het proces?
  • Zijn er stappen in dit proces die niet optimaal zijn of waar klachten over zijn?
  • Wat is het verschil tussen de verkoopprocessen voor klanten en potentiële klanten?
  • Hoe worden de prestaties van verkoopmedewerkers gemeten? Of hoe zouden deze gemeten moeten worden?
  • Welke informatiebehoefte heeft het management (denk o.a. aan rapportages) en op welke manieren worden zij voorzien van deze informatie?
  • Wordt er op dit moment gebruik gemaakt van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) of
    wil je dit in de toekomst gaan inzetten?

Neem de tijd voor het in kaart brengen van de behoeften en pijnpunten. Vraag ook advies aan collega’s en pas waar nodig aan.

Het kan zijn dat het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen zorgt voor frictie binnen het bedrijf. Vaak vinden betrokkenen helemaal niet dat hun bedrijfsproces niet of onvoldoende effectief werkt. Verandering in werkwijze is voor veel mensen lastig. Het is belangrijk om hier de juiste voorbereiding voor te treffen.

Pijnpunten en behoeften omzetten in doelstellingen

Zodra je alle pijnpunten en behoeften inzichtelijk hebt, kun je deze om gaan zetten naar concrete doelstellingen. Maak hiervoor gebruik van het SMART-principe. Dit betekent dat je doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden formuleert. Stel dat het aantal offertes wat de verkoopafdeling maandelijks uitbrengt te laag is. Op het moment zijn het er 20 terwijl het er 25 zouden moeten zijn. Dan is een goede SMART doelstelling: ‘Binnen 6 maanden na CRM-implementatie moet het aantal offertes wat maandelijks uitgebracht wordt van 20 naar 25 stijgen.’

Ga terug naar boven

Stap 2: Bepaal wie de CRM-software gaat gebruiken

In de oriëntatie op het beste CRM-systeem is het belangrijk dat je inzichtelijk hebt wie er gebruik gaat maken van de CRM-software. Dit is om te bepalen welke functionaliteiten het systeem moet hebben.

Het ene CRM-pakket is het ander niet. Er zijn altijd verschillen in functionaliteiten. Wordt het toekomstige CRM-systeem bijvoorbeeld voornamelijk voor verkoopdoeleinden gebruikt, dan is het aan te raden om te kijken naar pakketten met sterke verkooptools en -functionaliteiten.

Verderop in dit stappenplan zullen we uitleggen hoe je een overzicht van technische wensen en eisen opstelt, zodat je precies weet welke toekomstige gebruikers welke functionaliteiten nodig hebben. Dit maakt het gericht oriënteren naar geschikte CRM-software eenvoudiger.

Ga terug naar boven

Stap 3: Stel een projectteam samen

Nu inzichtelijk is wie de CRM-software gaat gebruiken, is het tijd om een projectteam samen te stellen. Dit is een belangrijke stap in de oriëntatie, want een goed samengesteld projectteam draagt aanzienlijk bij aan het succes van het CRM-project. Het projectteam bestaat ten eerste uit een projectleider. Deze persoon begeleidt het project, zorgt voor overzicht en houdt de voortgang bij. Het is ook het aanspreekpunt voor de CRM-leveranciers.

Eigenschappen die een CRM-projectleider heeft zijn:

  • Oog voor detail;
  • Analytische kijk op het project;
  • Goede communicatie.

Daarnaast is het aan te raden om voor elke betrokken afdeling één persoon te betrekken bij het CRM-project. Deze personen moeten de werkprocessen van hun afdeling kennen en in staat zijn optimalisatiemogelijkheden aan te dragen. Het is ook belangrijk dat zij enthousiast
zijn over het CRM-project omdat zij ook de taak hebben om draagvlak te creëren op hun afdeling.

Het creëren van draagvlak binnen de organisatie zorgt ervoor dat de implementatie van een CRM-systeem soepel en succesvol verloopt. CRM verandert de manier waarop gewerkt wordt en dit kan zorgen voor weerstand. Als deze weerstand niet goed wordt gemanaged, dan bestaat de kans dat het CRM-systeem ondermaats gebruikt gaat worden.

Stap 4: Stel een projectplanning op

Een projectplanning zorgt voor een duidelijk overzicht van het verloop van de CRM-implementatie. Het maakt inzichtelijk wat er moet gebeuren, wat daar voor nodig is, wie daarbij betrokken is en wat de kosten daarvan zijn.

Een planning voor een CRM-project bevat de volgende punten:

  • Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen;
  • Bepalen wie het CRM-systeem gaat gebruiken;
  • Het samenstellen van een projectteam;
  • Het opstellen van de functionele wensen en eisen;
  • Het bepalen van de wijze van implementatie;
  • Een lijst maken van potentiële leveranciers en het aanvragen van software-demonstraties;
  • Het selecteren van de leverancier en onderhandelen over de contractvoorwaarden.

Daarnaast moet de implementatie van het beste CRM-systeem ook in de planning verwerkt worden. Deze planning kan waarschijnlijk nog niet helemaal sluitend gemaakt worden, omdat je afhankelijk bent van de CRM-leverancier. Zorg er in ieder geval voor dat je een datum hebt
wanneer je live wilt zijn.

De planning voor CRM-implementatie bevat de volgende punten:

  • Het maken van een plan van aanpak;
  • De installatie van de software;
  • Export en import van bestaande data uit oude systemen;
  • Systeemintegratie met boekhoudpakket, ERP of ander bedrijfssysteem;
  • Pilot en testen van het beste CRM-systeem;
  • Training van de gebruikers;
  • Oplevering van het CRM-systeem;
  • Nazorg.

Ga terug naar boven

Stap 5: Stel de functionele eisen, wensen en behoeften op

Het projectteam gaat aan de slag om te kijken wat het toekomstige CRM-systeem moet kunnen. Deze functionele wensen en eisen zijn nodig omdat ze bij gaan dragen aan het optimaliseren van de werkprocessen. Stel een lijst op met wat een CRM-systeem moet bevatten en moet
kunnen om de bedrijfsprocessen aan te vullen. Deze lijst helpt je bij het uitkiezen van CRM leveranciers. Onze CRM Checklist kan je helpen bij het opstellen van dit document.

Download de CRM checklist

Verwerk in deze lijst eisen, wensen en behoeften uit de volgende punten:

  • Verwachtingen van het CRM-systeem;
  • Toegang tot het systeem;
  • Relatiebeheer en accountmanagement;
  • Verkoopprocessen;
  • Marketingprocessen;
  • Klantenserviceprocessen;
  • Integratie met Office-software;
  • Integratie met ERP en financiële boekhouding;
  • Integratie met overige bedrijfssystemen;
  • Integratie met webformulieren;
  • Workflow automation;
  • Business intelligence;
  • Beveiliging en autorisatie.

Ga terug naar boven

Stap 6: Bepaal het juiste platform en wijze van implementatie

Er zijn twee manieren waarop CRM-software geïmplementeerd kan worden, on-premise of in de cloud. On-premise betekent een installatie op locatie. Hierbij bezit je zelf de technische infrastructuur en ben je verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. Hieronder vallen servers,
opslag en netwerkcapaciteit. De software en data heb je hierbij in eigen beheer. Er zijn enkele CRM-systemen, waaronder Maximizer, waarbij on-premise mogelijk is.

Bij een cloud-based implementatie wordt zowel de software als de data gehost door een leverancier. Deze zijn beschikbaar zolang er verbinding met internet is. Je kunt hierbij vaak de keuze maken tussen shared en private cloud. Het verschil tussen deze twee is dat je bij private cloud beschikt over een eigen server, terwijl je bij shared cloud een server ongemerkt met andere partijen deelt.

Welke wijze van implementatie voor jouw organisatie het meest geschikt is hangt af van een aantal factoren:

het beste CRM-systeem kies je met behulp van Systony. Welk CRM-systeem past het beste bij jouw organisatie?

Ga terug naar boven

Stap 7: Selecteer geschikte CRM-leveranciers

Nu je een compleet beeld hebt van wat het toekomstige CRM-systeem moet kunnen en hoe het geïmplementeerd moet worden, is het tijd om een selectie te maken van geschikte CRM-leveranciers. Het ligt voor de hand om leveranciers op basis van functionaliteit met elkaar te
vergelijken, maar dit is niet een manier die aan te raden is. De functionaliteiten van de verschillende CRM-systemen op de markt zijn over het algemeen hetzelfde. In plaats daarvan ga je kijken of de leverancier in staat is om met zijn software en implementatiemethode de bedrijfsprocessen te ondersteunen en te optimaliseren. De makkelijkste manier is om deze selectie in twee fases te laten verlopen.

De eerste fase is het opstellen van een longlist. Op deze lijst komen CRM-leveranciers te staan waarvan jij verwacht dat ze geschikt kunnen zijn. Hierbij kun je rekening houden met het volgende:

- Het profiel van de leverancier

Je hebt wellicht al wat namen van CRM-leveranciers in je hoofd. Vraag ook eens in je netwerk naar ervaringen met verschillende leveranciers. Bestudeer de websites van de leveranciers en kijk of zij ervaring hebben met het implementeren van CRM-systemen in de branche waar jij actief bent. Kijk ook naar de specifieke bedrijven voor wie zij werken. Zijn deze bedrijven te vergelijken met jouw organisatie qua structuur en grootte? Natuurlijk kun je ook online andere leveranciers zoeken en met elkaar vergelijken.


- De diensten van de leverancier

Op het gebied van diensten zit er veel verschil in de leveranciers. Verschillende leveranciers voeren wel implementaties uit, maar bieden geen consultancy of support aan. Daarnaast is het van belang dat je weet of koppeling met andere systemen mogelijk is en of er eventueel maatwerk voor het systeem ontwikkeld kan worden.

- Keuzevrijheid in implementatiemethode

De meeste leveranciers bieden zowel cloud als on-premise implementaties aan. Maar kijk ook of wisselen tussen deze twee mogelijk is. Daarnaast zijn er vaak mogelijkheden om de software zowel te huren (betalen per maand of per jaar) of te kopen.

De lijst met de beste CRM-leveranciers ga je benaderen. Dit betekent dat je ze een lijst met functionele eisen en wensen stuurt en vraagt of zij hieraan kunnen voldoen. Dit heet een request for information (RFI). Op basis van de informatie die je van de verschillende leveranciers terug krijgt ga je de meeste geschikte partijen selecteren. Deze zet je op de short list. Houd deze lijst compact, maximaal 5 partijen. Dit maakt het eenvoudiger om een uiteindelijke keuze te maken. Deze partijen nodig je uit om hun CRM-software te komen presenteren.

Ga terug naar boven

DE 7 STAPPEN OP EEN RIJ:

  1. Wat wil je bereiken met CRM-software?
  2. Bepaal wie de CRM-software gaat gebruiken
  3. Stel een projectteam samen
  4. Stel een projectplanning op
  5. Stel de functionele eisen, wensen en behoeften op
  6. Bepaal het platform en de wijze van implementatie
  7. Selecteer geschikte CRM-leveranciers

Nodig CRM-leveranciers uit

In het proces van de keuze voor het beste CRM-systeem is een CRM-leverancier ook een belangrijke schakel. Kan de leverancier bieden wat jouw organisatie wil en nodig heeft? Een goede tip is om meerdere CRM-leveranciers uit te nodigen voor een adviesgesprek of demonstratie. Voor
het uitnodigen van leveranciers hebben wij een aantal tips op een rij gezet:

Het aanvragen van een CRM software-demo 

Om een goede indruk te krijgen is het aan te raden om bij elke leverancier een software-demo aan te vragen. Neem hiervoor de tijd en vraag of de nadruk van de demonstratie kan liggen op de voor jouw organisatie belangrijke functionaliteiten. Kijk tijdens de software-demo naar de
gebruiksvriendelijkheid van de software. Hoe makkelijk is het om bepaalde taken uit te voeren? Zitten alle functionaliteiten op een logische plek en hoe makkelijk is het om jezelf wegwijs te maken in de software? Vraag eventueel daarna nog een proefperiode aan waarin je een beperkte tijd de software uit kan proberen.

CRM-demo-vier-beste-crm-systemen

Tip: Kijk alvast de vooraf opgenomen HubSpot CRM Demo! 

Bekijk de service- en trainingsmogelijkheden

CRM-software blijft, hoe gebruiksvriendelijk ook, erg complex. Medewerkers hebben training nodig om de software goed te kunnen gebruiken. Vraag daarom altijd naar de trainings- en servicemogelijkheden bij de leverancier. Maak hiervoor een overzicht van wat verschillende werknemers met de CRM-software gaan doen en welke doelen zij hebben. Onderzoek of het aanbod van de leverancier aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.

Ga terug naar boven

Service Level Agreement

Met CRM in de cloud is het belangrijk dat je weet wat je kan en mag verwachten als je gebruik gaat maken van deze service van een leverancier. Denk hierbij aan vragen zoals:

  • Wat is de up-time van de service?
  • Word je gecompenseerd als je onverhoopt geen gebruik kan maken van de service?
  • Op welk tijdstip vinden updates plaats en is de service dan verminderd bereikbaar?
  • Hoe is de service beveiligd?
  • Hoe snel worden problemen opgelost?

Al deze zaken staan beschreven in de Service Level Agreement (SLA). Het is verstandig om, voordat je een keuze maakt, de SLA-documenten van verschillende leveranciers op te vragen en te vergelijken. Dit voorkomt dat je uiteindelijk voor verrassingen komt te staan.

Neem contact op met enkele referenties

Vraag elke leverancier om een aantal referenties die vergelijkbaar zijn met jouw organisatie. Bijvoorbeeld omdat zij in dezelfde branche actief zijn en dezelfde bedrijfsgrootte hebben. Maak een afspraak met deze referenties om erachter te komen of de leverancier de geschikte partij is om de implementatie te laten uitvoeren.

Kiezen van de meest geschikte oplossing

Nadat je verschillende CRM-pakketten hebt bekeken en hebt geprobeerd, is het tijd om een keuze te maken voor het beste CRM-systeem. Vaak is het niet één pakket dat direct de absolute voorkeur heeft, waardoor er goed gekeken moet worden naar de beste oplossing. Dit doe je op basis van de volgende drie pijlers.

1. De CRM-software

Kijk nog eens goed naar de CRM-systemen die de voorkeur hebben en ga na of ze alle bedrijfsprocessen ondersteunen, hoe de gebruiksvriendelijkheid van de software is en of alle betrokken afdelingen binnen het bedrijf met de software kunnen gaan werken.

2. De Leverancier

Tijdens de CRM-implementatie zul je nauw samenwerken met de leverancier, maar ook daarna wil je goed worden geholpen. Het is daarom van belang voor een leverancier te kiezen die goed bij jouw organisatie past en die de beste service biedt. Is er ook deels maatwerk nodig om andere software te koppelen of om specifieke bedrijfsprocessen te ondersteunen, dan is het verstandig om leveranciers te vergelijken op deze expertise.

3. Prijs

Als laatste is de prijs een belangrijk onderdeel voor de keuze van de meest geschikte CRM-software. Vraag verschillende offertes op en vergelijk deze goed. Kijk vooral naar de kosten van de verschillende onderdelen van de implementatie en wat wel of niet inbegrepen zit. De goedkoopste offerte betekent niet altijd dat het de beste keuze is, maar het geeft je wel een sterkere onderhandelingspositie met andere leveranciers.

De volgende video helpt je bij het kiezen van een geschikt CRM-systeem voor mkb-ondernemingen:

 

Ga terug naar boven

Conclusie CRM kiezen

Het kiezen van de juiste CRM-software is niet iets wat je zomaar doet. Er gaat veel voorbereiding aan vooraf, maar met behulp van deze gids ben je in staat om de juiste keuze voor jouw organisatie te maken. Heb je onvoldoende tijd & capaciteit om deze voorbereidingen uit te voeren? Laat Systony dan een CRM Blauwdruk voor jouw organisatie maken. Dan ben je verzekerd van CRM-succes!

Het beste CRM systeem uitgewerkt in een blauwdruk.

CRM-software stelt de (potentiële) klant centraal en geeft je verregaand inzicht in hun gedrag, waardoor je ze nog gerichter kunt bedienen. CRM vormt de verbinding tussen de verschillende afdelingen binnen jouw organisatie. Het zorgt ervoor dat werknemers effectiever en efficiënter kunnen werken en het ondersteunt de bedrijfsprocessen van jouw organisatie.

Welk type organisatie het ook betreft, een goed geïmplementeerd CRM-systeem draagt bij aan het succes ervan!

Ga terug naar boven